Så skriver du ett vinnande anbud

1. Läs underlaget i rätt ordning

Ett förfrågningsunderlag kan vara hundratals sidor. Läs det inte från början till slut. Läs i den här ordningen:

1. Administrativa föreskrifter: sista anbudsdag, frågetid, hur anbudet lämnas in och hur länge det ska vara giltigt.
2. Skall-kraven och kvalificeringskraven: kan ni uppfylla vartenda ett? Om inte, sluta här.
3. Utvärderingskriterierna: vad ger poäng, och hur mycket väger pris mot kvalitet?
4. Kravspecifikationen och prisbilagan: vad ska levereras, i vilken omfattning och hur ska priset anges?
5. Avtalsvillkoren: viten, betalningsvillkor, uppsägning och indexering.

2. Gör en lista över alla skall-krav

Ett skall-krav som inte uppfylls betyder i regel att anbudet förkastas utan att priset ens prövas. Eftersom LOU kräver likabehandling får myndigheten sällan låta er komplettera i efterhand. Skriv därför en egen lista över varje skall-krav, var i ert anbud det besvaras och vilket underlag som styrker det.

3. Ställ frågor under frågetiden

Är något oklart, fråga. Frågor och svar publiceras anonymt för alla anbudsgivare, och svaren blir en del av underlaget. En tidig fråga om en otydlig ytförteckning eller ett motsägelsefullt krav kan vara skillnaden mellan rätt och fel prissättning.

4. Skriv mot bedömningsgrunden

När utvärderingen väger in kvalitet är det era skrivna svar som avgör. Det som ger poäng:

• Svara på exakt frågan. Om underlaget frågar hur ni säkerställer kvaliteten vid sjukfrånvaro, beskriv rutinen vid sjukfrånvaro, inte hela er kvalitetspolicy.
• Använd samma ord och struktur som underlaget. Det gör ert svar lätt att bedöma.
• Var konkret. Namngivna roller, tider, frekvenser och verktyg slår allmänna formuleringar.
• Visa hur ni följer upp. Hur mäter ni att det blir rätt, och vad händer när det inte blir det?

För ett städbolag kan det handla om hur bemanningen planeras per objekt, hur kvaliteten kontrolleras, hur avvikelser hanteras och hur personalen introduceras och utbildas.

5. Sätt priset noggrant

Fyll i prisbilagan exakt som den är utformad. Räkna på verklig tidsåtgång per objekt, inte på ett genomsnitt. Ett för lågt pris kan vinna upphandlingen och sedan förlora pengar i fyra år. Ett onormalt lågt anbud kan dessutom behöva förklaras, och myndigheten kan förkasta det.

6. ESPD, intyg och sanningsförsäkran

Fyll i ESPD eller motsvarande egenförsäkran och den sanningsförsäkran som efterfrågas. Ha registreringsbevis, skatteintyg, referenser och eventuella certifikat redo, eftersom myndigheten ofta begär in dem med kort svarstid.

7. Kontrollera och lämna in i tid

Gå igenom er lista över skall-krav en sista gång. Kontrollera att alla bilagor är med, att filformaten är rätt och att anbudet är undertecknat av behörig person. Lämna in i god tid: upphandlingsverktygen tar inte emot anbud efter sista anbudsdag, inte ens en minut för sent.

Efter inlämning

När tilldelningsbeslutet kommer, oavsett utfall, begär ut utvärderingen. Den visar exakt var poängen vanns och förlorades, och den är det bästa underlaget för nästa anbud.

Det här är precis det arbete Tilldela gör åt er: vi läser underlaget, kontrollerar kraven mot er profil, skriver anbudet och lämnar in det. Ni granskar, godkänner och signerar.