Vad är offentlig upphandling?

Offentlig upphandling i korthet

När en kommun behöver någon som städar skolorna, en region behöver fönsterputs på vårdcentralerna eller ett kommunalt bostadsbolag behöver hjälp med snöröjningen, får de inte bara ringa det företag de känner till. De måste som huvudregel konkurrensutsätta köpet enligt lagen om offentlig upphandling, LOU.

Det innebär i korthet att köparen beskriver vad den vill köpa, annonserar det, tar emot anbud från de leverantörer som vill vara med och väljer det anbud som är bäst enligt kriterier som angavs redan från början.

Hur stor är marknaden?

Enligt Upphandlingsmyndighetens statistik annonserades 17 575 upphandlingar i Sverige under 2024, till ett uppskattat värde av 931 miljarder kronor. Ungefär hälften av upphandlingarna avsåg tjänster.

Konkurrensen är ofta tunnare än man tror. I snitt kom det in 4,6 anbud per upphandling 2024, och 19 procent av upphandlingarna fick bara ett enda anbud. Mikroföretagen som lämnade anbud gjorde det i snitt 3,4 gånger under året, de stora bolagen 24,1 gånger.

Vem är köparen?

Köparen kallas upphandlande myndighet. Det är inte bara myndigheter i vardaglig mening, utan även kommuner, regioner och bolag som det allmänna kontrollerar, till exempel kommunala bostads- och fastighetsbolag.

Upphandlingens steg

1. Behovsanalys och underlag. Myndigheten tar fram ett förfrågningsunderlag med krav, utvärderingskriterier och avtalsvillkor.
2. Annonsering. Upphandlingen publiceras i en registrerad annonsdatabas, och över tröskelvärdena även i EU:s databas TED.
3. Frågetid och anbudstid. Leverantörerna kan ställa frågor, och svaren publiceras för alla. Sedan lämnas anbuden in elektroniskt före sista anbudsdag.
4. Prövning och utvärdering. Myndigheten kontrollerar att anbuden uppfyller kvalificeringskraven och övriga skall-krav, och utvärderar sedan de som återstår.
5. Tilldelningsbeslut. Alla anbudsgivare får besked om vem som vunnit och varför, genom ett tilldelningsbeslut.
6. Avtalsspärr och avtal. Efter avtalsspärren tecknas avtalet.

Olika förfaranden

Över tröskelvärdena används oftast öppet förfarande, där alla leverantörer får lämna anbud. Vid selektivt förfarande får leverantörerna först ansöka om att delta, och myndigheten bjuder sedan in ett urval att lämna anbud. Det finns också förfaranden med förhandling, som används mer sällan.

Under tröskelvärdena används ofta förenklat förfarande, med samma grundtanke som det öppna men med mer frihet för myndigheten. Under 700 000 kronor får myndigheten direktupphandla, alltså köpa utan formellt förfarande.

Varför små företag har en chans

LOU kräver att alla leverantörer behandlas lika och att kraven står i proportion till uppdraget. Ett litet städbolag som uppfyller kraven och ger bäst värde ska vinna, oavsett storlek. Många upphandlingar delas dessutom upp geografiskt eller i mindre delar, just för att mindre företag ska kunna vara med.

Det som stoppar de flesta är inte priset utan arbetet: att hitta rätt upphandlingar, läsa underlagen och skriva anbuden. Det är den delen Tilldela tar hand om.