Upphandling · Städ och lokalvård
Städupphandlingar: vinn offentliga avtal för städ och lokalvård
Kommuner, regioner, myndigheter och kommunala bolag upphandlar lokalvård och städtjänster löpande, ofta som ramavtal på flera år. Underlagen är långa och detaljerade, med ytförteckningar per lokal, krav på arbetsvillkor och miljö, och en utvärdering där både pris och kvalitet räknas. Tilldela bevakar städupphandlingarna, väljer ut dem ni kan vinna och skriver anbuden åt er.
Köpare
Vilka upphandlar städ och lokalvård?
- Kommuner: skolor, förskolor och förvaltningsbyggnader
- Regioner: vårdcentraler, sjukhus och tandvård
- Statliga myndigheter
- Kommunala bostadsbolag: trappstädning och tvättstugor
- Kommunala fastighetsbolag
- Inköpscentraler och samordnade upphandlingar
Krav
Vanliga krav i upphandlingarna
- Arbetsrättsliga villkor
- Upphandlingsmyndigheten bedömer att risken för oskäliga arbetsvillkor är hög i städbranschen. Över tröskelvärdena ställer köparna därför ofta krav på lön, semester och arbetstid i nivå med kollektivavtalet, och följer upp dem under avtalstiden.
- Miljökrav på kemikalier och transporter
- Krav på innehållet i rengöringsmedel, minskad kemikalieanvändning, sopsäckar och utsläpp från transporter är vanliga. Upphandlingsmyndigheten har färdiga hållbarhetskriterier för städtjänster som många köpare använder.
- Kvalitetsledning och egenkontroll
- Dokumenterade rutiner för kvalitetsarbete, egenkontroll och avvikelsehantering, ibland certifiering enligt ISO 9001 och ISO 14001 eller motsvarande. Städkvaliteten mäts ofta enligt branschstandarden INSTA 800.
- Bemanning och kompetens
- En namngiven kontaktperson eller objektsansvarig, rutiner för ersättare vid frånvaro, introduktion och utbildning av personal, och ofta krav på att personalen kan kommunicera med verksamheten på svenska.
- Referensuppdrag och ekonomi
- Ett antal liknande uppdrag de senaste åren, med kontaktuppgifter, samt krav på omsättning eller kreditvärdighet i proportion till avtalets storlek.
- Säkerhet och nyckelhantering
- Rutiner för nycklar och passerkort, tystnadsplikt och, i skolor och vård, ibland krav på registerutdrag eller särskilda hygienrutiner.
Utvärdering
Så brukar anbuden utvärderas
- 01
Pris
Väger nästan alltid tungt. Anges oftast som pris per objekt, per kvadratmeter eller per timme i en prisbilaga, och kräver att tidsåtgången per lokal är rätt beräknad.
- 02
Kvalitet i genomförandet
När kvalitet vägs in bedöms skrivna svar om hur uppdraget ska utföras: bemanningsplan, kvalitetsuppföljning, avvikelsehantering och samverkan med verksamheten.
- 03
Hållbarhet
Ibland ger miljöanpassade fordon, metoder eller produkter utöver skall-kraven ett mervärde i utvärderingen.
Varför städ är en bra väg in i offentlig upphandling
Städtjänster är en av de vanligaste tjänsterna offentlig sektor köper. Varje skola, förskola, vårdcentral och förvaltningsbyggnad behöver städas, och nästan alla köpare upphandlar det externt i någon del. För ett städbolag betyder det många köpare, återkommande upphandlingar och avtal som löper i flera år.
Ett vunnet ramavtal ger en stabil grundvolym som är svår att få från privata kunder. Det är också därför konkurrensen om de stora avtalen kan vara hård, medan mindre upphandlingar, enskilda objekt och direktupphandlingar ofta får få anbud.
Så ser en typisk städupphandling ut
Underlaget består nästan alltid av en kravspecifikation som beskriver vad som ska städas och hur ofta, en ytförteckning eller lokalförteckning med varje rum, dess yta, golvmaterial och städfrekvens, och en prisbilaga där priset anges per objekt eller per kvadratmeter. Till det kommer administrativa föreskrifter, avtalsvillkor och ofta en bilaga med arbetsrättsliga villkor.
Det är ytförteckningen som tar tid. En kommuns lokalvårdsupphandling kan omfatta tusentals rum, och priset måste byggas upp från verklig tidsåtgång per objekt för att både vinna och vara lönsamt i fyra år.
Vanliga misstag i städanbud
- Ett missat skall-krav. Till exempel ett intyg som saknas eller en rutin som inte beskrivs. Det räcker för att anbudet förkastas.
- Priset räknat på snitt. Ett genomsnittspris per kvadratmeter missar att en förskola kräver mer tid än ett kontor.
- Allmänna kvalitetssvar. En genomförandebeskrivning som beskriver bolaget i stället för hur just det här uppdraget ska skötas ger sällan poäng.
- Arbetsvillkor som inte går ihop med priset. Om lönekraven är kollektivavtalsnivå måste priset bära det.
Så hjälper vi städbolag
Tilldela bevakar städ- och lokalvårdsupphandlingar löpande och kontrollerar varje upphandling mot ert bolag: era referenser, er kapacitet och era certifikat. De upphandlingar ni kan vinna skriver vi anbud på, med kvalitetssvar som utgår från hur ni faktiskt arbetar och en prisbilaga ni har räknat och godkänt. Ni granskar, godkänner och signerar. Vi lämnar in.
Senast uppdaterad
Så hjälper Tilldela
Från bevakning till inlämnat anbud
- 01
Vi skapar er kundprofil
Vi samlar certifikat, referensuppdrag och kapacitet i en profil, en gång. Den använder vi sen i varje anbud vi skriver åt er.
- 02
Vi bevakar alla relevanta upphandlingar
Tilldela bevakar upphandlingsplattformarna löpande och filtrerar fram det ert bolag faktiskt kan vinna.
- 03
Tilldela skriver ert anbud
Er kundprofil möter förfrågningsunderlaget. Ut kommer ett komplett anbud med kravbilaga och prisbilaga, byggt på flera års upphandlingsdata för att ge er bästa möjliga chans att vinna.
- 04
Färdiga, optimerade anbud som ni bara lämnar in
Ni granskar, godkänner och lämnar in. Vinn affären utan att skriva en enda mening.
Vanliga frågor
Hur ofta upphandlas städtjänster?
Kontinuerligt. De flesta offentliga köpare har städavtal på två till fyra år, ofta med möjlighet till förlängning. Eftersom det finns hundratals köpare upphandlas städtjänster någonstans i landet varje vecka.
Kan ett litet städbolag vinna en kommunal städupphandling?
Ja. LOU kräver att kraven står i proportion till uppdraget, och många städupphandlingar delas upp i områden eller objekt så att även mindre bolag kan lämna anbud. Det avgörande är att uppfylla alla skall-krav och att räkna rätt på priset.
Vad är INSTA 800?
INSTA 800 är en nordisk standard för att mäta och bedöma städkvalitet. Den används ofta i städupphandlingar för att beskriva vilken kvalitetsnivå som ska uppnås och hur den kontrolleras.
Måste vi ha kollektivavtal för att vinna?
Det är inte alltid ett krav att ha kollektivavtal, men vid upphandlingar över tröskelvärdena ställer köparen ofta krav på att lön, semester och arbetstid minst ska motsvara kollektivavtalets nivåer. Det ska ni kunna visa under hela avtalstiden.
Vill ni vinna fler upphandlingar inom städ och lokalvård?
Boka ett kort samtal så går vi igenom vilka upphandlingar som passar er.